SPAM !

Vier letters zijn genoeg om aandacht te krijgen. Ongeveer 85% van alle mails die de wereld rondgaan zijn als spam te omschrijven. Meer dan de helft daarvan is afkomstig van botnets (netwerken van pc's die besmet zijn met een computervirus)

Op één of andere manier zijn we er gewoon aan geworden. Het heeft zelfs voordelen: als je ‘s ochtends, bij het aanzetten van de PC, geen 54 spammails hebt, weet je dat het tijd is om de server een onderhoudsbeurt te geven. Over Viagra, hete Cindy en penisverlengingen maken we ons allang niet meer druk. 

Stoute Belg !

Anders is het als een Belgisch bedrijf de regels niet zo nauw neemt. Dan gaat onze trots steigeren. Steeds vaker wordt de telefoon genomen om aub te vragen om die X*$% mails niet meer te sturen. Nog gevoeliger ligt het als deze spammail van een ‘publieke’ entiteit komt. “Zij zouden toch beter moeten weten?”. Tijdens de kiesstrijd stuurden bijvoorbeeld enkele politieke partijen hun pretpark-programma’s zonder mogelijkheid de emailstroom te doen stoppen (opt-out, zie onderaan). 

Nog stoutere Belg 

En zo nu en dan escaleert het even. Zoals enkele dagen geleden. Een organisatie genaamd “Jump, Advancing Women in the Workplace” start een emailcampagne. (De organisatie is mij onbekend, maar gezien de doelgroep wordt mij dat waarschijnlijk vergeven). Afgaande op het aantal bekende sponsors en de duidelijke overheidsinmenging (“Met de steun van Staatsecretaris voor Gezinsbeleid, Melchior Whatelet.” - let ook op de schrijffouten) een degelijke, te respecteren organisatie. 

In hun wijze van dialogeren, echter, blijkt deze organisatie het helemaal niet zo nauw te nemen met de wetgeving rond spamming en database beheer. Dat werd algauw duidelijk toen enkele van onze klanten en leveranciers luidop klaagden dat hun domeinnaam werd gespamd met “Viagra-technieken”: elke voornaam.achternaam@bedrijf.com van hun domeinnaam werd uitgeprobeerd.

Niet zo netjes van deze organisatie. Maar het probleem ligt dieper: waar haalt deze organisatie de namen van alle werknemers van deze bedrijven vandaan? Onjuiste emailadressen, maar wel juiste namen? Wie heeft deze database opgesteld en welke vloed aan andere spam mag ik nog verwachten? Educadomo - het Belgisch netwerk van individuele studiebegeleiding - wordt ook via de Jump mails gepromoot (zonder opt-out, zonder zichtbare afzender). Sodexo (die van de vele soorten chèques, jawel) heeft een participatie in Educadomo en hebben per definitie een hele reeks namen van werknemers per bedrijf. Zou daar een link liggen?

Ik ga er mij niet over uitspreken. Dat moet de overheid maar doen. In opdracht van de hierbovenvermelde klanten en leveranciers werd ons gevraagd een officiële klacht te overwegen. Niet bepaald onze business, maar we zijn wel benieuwd hoe onze overheden zullen reageren. 

Ik wens Jump (en al de organisaties erachter en ernaast) absoluut het beste toe, maar één ding is zeker: afgezien van de wettelijke overtredingen, doen dergelijke spammailings hen meer kwaad dan goed. Ons bureau heeft - met enkele specifieke uitzonderingsregels - niet voor niets al 3 jaar geleden de klassieke emailmarketing vaarwel gezegd. 

Wat kan wel en wat niet?

Het zou mij erg verbazen indien organisaties als Jump opzettelijk de regels aan hun laars lappen.  Vaak gaat het om onwetendheid of een gebrek aan kennis en ervaring over de gevaren, regels en gevolgen van emailmarketing. 

Voor hen die toch gebruik willen maken van spamtechnieken, maar de imago-schade tot een minimum willen beperken, komt de Belgische wetgeving goed van pas. Zij tekent de krijtlijnen uit waarbinnen commercieel (en niet gevraagd) emailverkeer kan en mag - en verbazend genoeg geven deze regels ook voor een groot stuk antwoord op de gevaren ervan.

Enkele primaire wetsverplichtingen:

1. Vermeld voor puur commerciële aanbiedingen per e-mail onmiskenbare woorden als ‘promotie’, ‘reclame’ of ‘korting’ in het onderwerp. 
2. Voorzie een ‘opt-out’: met één muisklik te kennen kunnen geven om geen verdere mails meer te willen ontvangen. 
3. Gebruik enkel rechtmatig verkregen emailadressen (eigen contacten of gekocht/gehuurd bij een erkende organisatie) en respecteer op elk moment de wens van de ontvanger. 
4. Maak je identiteit kenbaar, zorg dat de ontvanger je kan bereiken en rechtstreeks kan antwoorden op de mail
5. Vraag toestemming om te mogen mailen (met specifieke uitzonderingen)

Dergelijke kleine regeltjes maken niet alleen het verschil tussen ‘commerciële boodschappen‘ en ‘frustrerende spam’, maar zorgen er ook voor dat jouw organisatie niet toevallig wordt uitgekozen om als voorbeeld te dienen in een “Communicatie, Innovatie en Frustratie” blog. 

Bart Van der Leenen
Managing Director Out of the Crowd
Marketing en communicatie voor ICT, B2B en technologie

PS: Zonder dollen: tijdens het schrijven van deze blog kreeg ik 6 spammails binnen. Eén daarvan - zonder opt-out, noch emailadres van de afzender - is gericht aan een nooit gecommuniceerd emailadres met syntax XXXX@whizpr.be. De naam vòòr het apestaartje is van een werkneemster die al ruim een jaar niet meer voor ons werkt. Whizpr kennen we natuurlijk wel (onze interne partners en PR adviesbureau), maar deze persoon heeft nooit onder de naam Whizpr geopereerd. Ik laat jullie raden wie de afzender is ... “met de steun van Staatsecretaris voor Gezinsbeleid, Melchior Whatelet.” !!!

Meer uitgebreide wetgevende informatie kan u hier terugvinden:

• Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet)
• Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
• Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
• Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
• Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
• Wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen
• Wet van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem Phenix
• Wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek
• Koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van het Statistisch Toezichtscomité opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer